Uma situação que tem sido levantada com frequência pelos nossos clientes na área de ICMS, mais precisamente na área do SPED - NF-e, é a questão da rejeição do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica. Vamos passar um exemplo de consulta formulada por um de nossos clientes para uma melhor compreensão do leitor.
"1) Existem três operadores de emitem NF-e simultaneamente em uma determinada empresa;
2) Os três estavam emitindo NF-e exatamente às 14:00, e para cada um o sistema "alocou" a numeração 20, 21 e 22 respectivamente;
3) Ao submeter a NF-e à SEFAZ, a NF-e do operador-1, de nº 20, apresentou erro na IE do destinatário, porém para os outros operadores as 2 NF-e?s foram autorizadas;
4) Surgiu então um GAP na sequência que ficou sem NF-e (19, ?, 21, 22);
5) O operador-1, após corrigir o problema, reenvia a NF-e às 15:00, e o SEFAZ autoriza.
Bom, até ai tudo bem, a dúvida é quando essa NF-e rejeitada, é ajustada somente no dia seguinte. O SEFAZ autoriza o uso, porém alguns questionaram essa prática, e acusam-na de ser ilegal.
Existe algum embasamento legal que diga que esse processo realmente não possa ser efetuado?"
Resposta ITC:
Primeiramente é preciso compreender alguns conceitos fundamentais:
Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorização de uma NF-e?
Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:
- Assinatura digital - para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;
- Formato de campos - para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);
- Numeração da NF-e - para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez;
- Emitente autorizado - se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;
- A regularidade fiscal do emitente - se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.
Dessa forma, o fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a Sefaz recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto do mérito dela, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.
Caso na validação sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numeração ou com o credenciamento do emitente, a NF-e será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da SEFAZ. Nesse caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada.
Importante! Ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração - Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e.
A SEFAZ poderá, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status "Denegado o uso", e o contribuinte não poderá mais utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.
Conforme Ajuste SINIEF nº 07/05, de 05/10/2005, que Institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, temos:
"Cláusula sétima - Do resultado da análise referida na cláusula sexta, a administração tributária cientificará o emitente:
I - da rejeição do arquivo da NF-e, em virtude de:
a) falha na recepção ou no processamento do arquivo;
b) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;
c) remetente não credenciado para emissão da NF-e;
d) duplicidade de número da NF-e;
e) falha na leitura do número da NF-e;
f) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo da NF-e;
II - da denegação da Autorização de Uso da NF-e, em virtude da irregularidade fiscal do emitente;
III - da concessão da Autorização de Uso da NF-e.
§ 1º - Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, a NF-e não poderá ser alterada.
§ 2º - Em caso de rejeição do arquivo digital, o mesmo não será arquivado na administração tributária para consulta, sendo permitido ao interessado nova transmissão do arquivo da NF-e nas hipóteses das alíneas ?a?, ?b? e ?e? do inciso I do "caput"." (FONTE: Ajuste SINIEF 07/05).
Vale lembrar que a NF-e possui, dentro outros, os seguintes campos relativos a data:
- Data de emissão;
- Data da autorização de uso da NF-e.
Observe que a sequência de numeração do documento fiscal deve seguir a ordem cronológica da data de emissão, não da data de autorização. Aliás, pode ocorrer uma situação onde a autorização de uso da NF-e ocorre em ordem diferente da numeração do documento fiscal. Por exemplo, as notas 20, 21 e 22 são assinadas e transmitidas, mas as autorizações são retornadas na cronologia de: 22, 21 e 20.
Uma ressalva: A NF-e pode ser autorizada (considerando o padrão nacional) com, no máximo, 60 dias de "atraso", desde que a numeração respeite a cronologia. Mas esperar muito tempo é arriscado, pois, caso seja necessária a inutilização desta numeração, por algum problema, o Ajuste SINIEF 07/05 nº limita este procedimento, conforme abaixo:
"Cláusula décima quarta - O contribuinte deverá solicitar, mediante Pedido de Inutilização de Número da NF-e, até o 10 (décimo) dia do mês subseqüente, a inutilização de números de NF-e não utilizados, na eventualidade de quebra de seqüência da numeração da NF-e."
FONTE: Ajuste SINIEF nº 07/05).
